ComNet est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à la réception qui se définit par sa capacité exceptionnelle à gérer des tâches multiples, par ses excellentes habiletés pour la communication et par son attitude positive. Cette personne se joindra à notre équipe du bureau de Montréal.
Description du poste
- Le poste d’adjoint(e) administratif(ve) à la réception est un poste de soutien administratif polyvalent qui suppose la gestion de diverses tâches administratives. Le/la titulaire du poste travaillera au sein de l’équipe de Montréal, et sera principalement affecté(e) à la réception ainsi qu’au soutien aux opérations administratives.
- Ce poste est à temps plein, lundi au vendredi, de jour, 40 heures par semaine
- Agissant comme premier point de contact pour tous les visiteurs, cette personne est responsable d’offrir un service à la clientèle professionnel et courtois qui surpasse les attentes des clients à l’accueil, ainsi qu’au moment de répondre aux appels et aux demandes de renseignements généraux et de transférer les appels aux personnes concernées. Parmi les autres responsabilités associées au poste, notons :
- Veiller au respect des protocoles en matière de santé et de sécurité et désinfecter régulièrement le bureau à la réception
- Traiter et distribuer le courrier à l’interne et à l’externe et préparer les colis et effectuer le suivi des livraisons par messagerie
- Participer aux activités en créant des bons de commande, contacter les clients pour obtenir/mettre à jour les renseignements sur le compte, créer de nouveaux comptes clients dans NetSuite et FieldPoint
- Créer et tenir à jour des systèmes informatisés de classement des données, en archivant au besoin, les fichiers imprimés
- Venir en aide aux gestionnaires de projet en créant des bons de commande pour diverses ressources d’entreprise
- Aider les travailleurs sur le terrain à entrer leur temps dans UKG.
- Aider l’équipe de finance à saisir les factures des fournisseurs en vérifiant que les bons de commande correspondent aux factures et à saisir les factures dans NetSuite.
- Recueillir, vérifier et consolider les bordereaux de marchandise en les comparant aux factures et aux propositions tarifaires avant de saisir l’information dans NetSuite
- Acheminer les relevés de compte mensuels aux clients et participer à la facturation, le cas échéant
- Enregistrer et rédiger les procès-verbaux des réunions
- Planifier les déplacements et faire les réservations
- Tenir à jour les fournitures de bureau et l’inventaire
Le/la candidat(e) retenu(e) doit démontrer les aptitudes suivantes…
- Connaissance de Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word)
- Expérience avérée d’exécution de tâches administratives sous pression dans un contexte de services professionnels
- Apparence professionnelle et attitude souriante, avenant(e) et positif(ve)
- Aptitudes supérieures en matière de gestion du temps et d’organisation et capacité à accomplir plusieurs tâches simultanées
- Capacité exceptionnelle à faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Aptitude pour la création, la mise en page et la modification de documents
- Excellentes aptitudes à communiquer en français et en anglais (oralement et par écrit)
- Sens aigu du détail et de l’exactitude pendant l’exécution des tâches
- Haut degré de motivation, sens de l’initiative développé et capacité à comprendre des directives, gérer les tâches en cours et exécuter des tâches
- Capacité à travailler de manière autonome et assumer la responsabilité au besoin et de travailler en équipe
- Solides compétences en relations interpersonnelles et pour le service à la clientèle
Qualifications
- 2 années d’expérience de travail en administration (une combinaison d’études et d’expérience sera considérée)
- Expérience antérieure de l’utilisation d’un standard téléphonique est considérée un atout
- Bonnes connaissances en informatique, et facilité à saisir des données au clavier et expérience du traitement de texte (Microsoft Word) combinée à la capacité d’acquérir d’autres aptitudes au besoin (p. ex., bases de données et feuilles de travail)
- Bilinguisme obligatoire
- Cote de sécurité – fiabilité approfondie (acquise ou en mesure de l’obtenir)
Processus de mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et lettre à applications@com-net.ca en mentionnant la référence d’emploi no CN-23-003.
REMARQUE : Seuls les candidats qui répondent aux critères du poste seront considérés. Ceux qui ne répondent pas aux exigences pourraient être considérés pour des postes similaires.
ComNet valorise la diversité de son personnel et respecte l’individualité de chaque employé indépendamment de son origine ethnique, de sa nationalité, de sa religion, de son orientation sexuelle, de son sexe et de son âge.
Nous remercions tous les candidats qui manifesteront leur intérêt pour ce poste. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec ceux dont la candidature aura été retenue en vue d’un entretien.